De traditionele Amsterdamse vastgoedbelegger maakt een grote transitie door op het gebied van digitalisering en automatisering. De voordelen daarvan worden nu gevoeld door de organisatie en de huurders. De wijze waarop Libra de automatisering van fiscale processen heeft omarmt, is bijzonder.
Met een aanbesteding in 2022 voor nieuwe financiële vastgoedsoftware wilde Libra de traditionele werkwijze gaan digitaliseren om zo efficiënter te gaan werken, beter inzicht te verkrijgen en de communicatie met huurders te verbeteren. Met de implementatie van Bloxs zijn de doelen inmiddels ruimschoots behaald, maar dat er ook een fiscaal voordeel te behalen was, is een aangename verrassing.
Fiscaal voordeel dankzij hyper-automation
Zoals beoogd met de aanbesteding is Bloxs het nieuwe financiële systeem geworden, maar dat Bloxs ook de complexe BTW verrekeningen volledig automatisch kan berekenen was een aangename verrassing. Jadranka van Tilburg, Hoofd administratie van Libra, zegt hierover: “In het vastgoed zijn BTW berekeningen ingewikkeld: wanneer mag je BTW terugvorderen en wanneer niet, met name voor panden met zowel belaste als onbelaste huur. Tot voor kort berekenden we dit handmatig op basis van de vierkante meters. Deze methode maakte het uitvoerbaar, maar in de praktijk konden we daardoor minder terugvorderen. Nu houden we rekening met de daadwerkelijke belaste en onbelaste verhuur. Dat levert een behoorlijk fiscaal voordeel op. De berekeningen worden per dag gemaakt door de software van Bloxs, het kost minder tijd, is accurater en heel transparant in onze administratie.”
Focus nu op huurders
“In de relatief korte tijd dat we samenwerken met Bloxs hebben we al behoorlijke stappen gemaakt” vertelt Thierry Blankendaal, Hoofd afdeling onderhoud van Libra. “Dankzij de automatisering van de standaard vastgoedprocessen hebben we zeker 30% tot 40% tijdswinst behaald. Voorheen verspilden we veel tijd aan het maken van excel lijsten’ en het uitvoeren van controles. We maken nu gewoon veel minder fouten in de overzichten en alle informatie is altijd aanwezig. Het contact met onze huurders en leveranciers verloopt dus veel sneller en prettiger.
“Onze focus kunnen we nu verleggen naar het verbeteren van de huurderstevredenheid. We willen een goede verhuurder zijn en daar hebben we al goede stappen in gezet. Met ons kleine team beheren we meer dan 900 eenheden, bestaande uit woningen, kantoren en winkels in onze hoofdstad. De portefeuille bestaat uit hoogwaardige panden die we intensief renoveren. Het contact met de huurders is beter geworden doordat we onze systemen op orde hebben.”
Snelle adoptie is een voorbeeld voor de markt
“Wanneer je kijkt naar Libra en de ontwikkeling die ze tijdens de korte samenwerking al hebben doorgemaakt, dan kun je niet anders concluderen dan dat ze heel snel nieuwe technologie geadopteerd hebben en dat is lovenswaardig.” aldus Bas Janssen van Bloxs. “Wij hebben veel waardering voor de manier waarop ze de implementatie van nieuwe software hebben aangepakt. Libra heeft scherp gekeken op welke gebieden ze het meeste resultaat konden behalen en zijn dat gaan automatiseren. Een onderdeel dat er uitspringt is hoe ze hyper-automation toepassen op vastgoed accounting en de daar bijhorende BTW vraagstukken. Daarnaast is het ook fijn om te zien dat de automatisering resulteert in meer tijd en aandacht voor de huurders.”
